فاکتور فروش آخرین نقطه تماس شما با مشتریانتان هستند؛ بنابراین باید طراحی آن به شکلی کامل و زیبا باشد تا تصویری درخشان و خاطره‌انگیز از برندتان را در ذهن مشتریان باقی بگذارد . سوال اینجاست که چطور می‌توانیم فاکتوری مناسب و جذاب را طراحی کنیم؟ آیا برای این طراحی باید هزینه و بودجه زیادی را در نظر بگیریم؟ در این مطلب می‌خواهیمد. اما س روشی را به شما آموزش دهیم که با استفاده از آن می‌توانید به راحتی فاکتوری ساده، اما زیبا و کاربردی را تنها در مدت زمان 10 دقیقه طراحی کنید.
انواع فاکتور
فاکتورها به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شوند. فاکتورهای رسمی مخصوص اداره مالیات و فعالیت‌های رسمی و شامل جزئیات قانونی و هویت معامله‌کنندگان هستند که از سوی کارشناسان اداری بررسی می‌شوند. البته این دسته از فاکتورها برای مشتریان جذابیت زیادی ندارند.
اما نوع دیگری از فاکتورهای غیررسمی شامل شرح محصولات، قیمت، تعداد و توضیحاتی است که به‌طور ساده مشخصات محصولات و تاریخ خرید را به شما نشان می‌دهد. فاکتورها در این دسته‌بندی بر اساس نوع کاغذ، گرماژ و اندازه، طراحی و تولید می‌شوند.
طراحی فاکتور فوری با استفاده از نرم‌افزار Word در 10 دقیقه
اگر شما هم به دنبال طراحی فاکتور فوری برای کسب‌وکار خود هستید، ولی بودجه کافی برای طراحی آن را ندارید، نرم‌افزار Word بهترین انتخاب برایتان است. مراحل زیر به شما کمک می‌کند تا در مدت زمان 10 دقیقه فاکتوری مناسب را با توجه به نیاز خود طراحی کنید:
- ابتدا یک سند خالی جدید را در نرم‌افزار ورد باز کنید و وارد فضای مربوط به طراحی فاکتور شوید. در این قسمت می‌توانید یک فاکتور اختصاصی و شخصی را برای خود طراحی کنید؛ بدون آنکه از نمونه‌های آماده قبلی کمک بگیرید.
- سپس به سراغ طراحی سربرگ بروید و در بالای فاکتور خود اطلاعاتی شامل آدرس کسب‌وکار و شماره تلفن را وارد کنید. همچنین لوگوی برند خود را هم باید در همین قسمت قرار دهید. طراحی جذاب و گیرا برای سربرگ فاکتور بسیار مهم است تا این قسمت، جلوه خوب و جذابی داشته باشد.
- در زیر سربرگ باید تاریخ صدور فاکتور را قرار دهید. این بخش از نظر قانونی بسیار مهم است و باید بخشی جداگانه را برای آن در نظر بگیرید. در فرایندهای حسابداری این موضوع بسیار مهم است.
- شماره فاکتورها اسناد مهمی در کسب‌وکارها هستند که می‌توانند در زمان محاسبات حسابداری و مالیاتی و همچنین در هنگام گفتگو با مشتریان درباره محصولات مرجوعی به‌کار آیند. بنابراین بعد از تاریخ، باید فضای مناسبی برای شماره فاکتور در نظر بگیرید.
- قسمت بعدی مربوط به اطلاعات مشتری است. این بخش شامل نام و شماره تلفن مشتری و در برخی موارد کدملی و اطلاعات شخصی دیگر است. با توجه به نوع محصول یا خدمات، اطلاعات هویتی مشتری متفاوت است.
- جدول مربوط به محصولات نیز باید در این قسمت قرار گیرد که شامل ستون‌هایی مانند شماره ردیف، نام محصول یا خدمت، قیمت واحد و مجموع مبلغ است. طراحی این قسمت باید متناسب با محصولات یا خدمات کسب‌وکار شما باشد و اطلاعات را به‌طور واضح نشان دهد.
- در پایین این فاکتو باید بخشی را به مبلغ پرداختی کل اختصاص دهید که از سوی مشتری پرداخت خواهد شد. این قسمت در انتهای جدول قرار می‌گیرد و جمع‌کل فاکتور را نشان می‌دهد.
- در صورتی که فروش نقدی نباشد و شرایط معینی برای پرداخت وجود داشته باشد، لازم است این شرایط و نحوه پرداخت در زیر مبلغ کل وارد شوند.
- یکی از بخش‌های مهم فاکتور، ذکر شرایط و نحوه پرداخت است. شرایط پرداخت می‌تواند شامل مواردی مانند پرداخت نقدی، پرداخت از طریق کارت اعتباری، چک یا حواله بانکی و یا پرداخت قسطی باشد. در این بخش جزئیات شرایط پرداخت و مهلت پرداخت باید به‌طور دقیق و شفاف ذکر شوند.
- در انتهای فاکتور نیز قسمتی را برای امضا و تایید مشتری اختصاص دهید. این بخش شامل امضای دستی مشتری و تاریخ تایید است و نشان می‌دهد که مشتری فاکتور را مشاهده کرده و با محتوای آن موافق است.
این مراحل کلی برای طراحی یک فاکتور ساده است. شما می‌توانید با توجه به نیازهای خاص کسب‌وکار و قوانینی که در نظر دارید، تغییرات لازم را در آن پیاده کنید.
بیشتر بخوانید: 5 نکته برای طراحی فاکتور سربرگ دار
استفاده از قالب‌های طراحی شده
اگر نیاز به تعداد زیادی فاکتور ندارید و تنها می‌خواهید برای موقعیت‌های خاص فاکتور ساده‌ای داشته باشید، استفاده از قالب‌های از پیش آماده فاکتور انتخاب بهتری است. این قالب‌ها دارای لایه‌بندی کامل و از نظر گرافیکی نیز بسیار جذاب هستند. انتخاب و کار با قالب‌های آماده نسبت به آنهایی که باید طراحی شوند، آسان‌تر خواهد بود. تنها کافی است قسمت‌های مربوط به لوگو و اطلاعات کسب‌وکار را به‌صورت شخصی‌سازی‌شده پر کنید. همچنین می‌توانید بخش‌هایی از این قالب‌ها را هم حذف یا قسمت‌هایی را به آن اضافه کنید.
این فرم‌های از پیش طراحی‌شده اغلب از طریق نرم‌افزارهای مدیریت مالی و حسابداری یا از سوی گرافیست‌های حرفه‌ای طراحی می‌شوند و در سایت‌های مخصوص فروش قرار می‌گیرند. بنابراین برای دسترسی به آنها کافی است که این پلتفرم‌ها را پیدا کنید و با پرداخت هزینه کم یا به‌صورت رایگان آنها را دانلود و استفاده کنید.
چاپ فاکتور با کیفیت بالا در سریعترین زمان
شرکت چاپ نوین یاس با بیش از 15 سال تجربه در زمینه چاپ فاکتورها، گزینه‌ای بسیار مناسب برای طراحی فاکتور فوری و چاپ آنهاست. این شرکت به دلیل تجربه طولانی خود، به خوبی با نیازها و استانداردهای مربوط به چاپ فاکتور آشناست؛ بنابراین می‌تواند به شما خدماتی با کیفیت عالی را ارائه دهد.
یکی از مزیت‌های این شرکت، قیمت‌های مناسبی است که برای خدماتش در نظر گرفته و با توجه به رقابت قوی در بازار چاپ، توانسته از این امتیاز استفاده کند. کیفیت چاپ این شرکت نیز بسیار عالی است. شرکت چاپ نوین یاس با استفاده از ترکیبات اولیه و تجهیزات پیشرفته تلاش کرده است تا خروجی نهایی به شکلی واضح، حرفه‌ای و جذاب باشد.
به‌علاوه این مجموعه قبل از شروع پروسه چاپ محصول مورد نظر شما، مشاوره لازم را در اختیارتان قرار می‌دهد تا دقیقا همان چیزی طراحی شود که با نیاز شما مطابقت دارد. تحویل سریع و ضمانت کیفیت چاپ نیز ویژگی‌های مثبت این مجموعه را کامل کرده است.